Когда пора автоматизировать бизнес

На сегодняшний деть эффективность, оперативность и качество-бизнес процессов является одним из ключевых конкурентных преимуществ на рынке, если только вы не являетесь монополистом или не обладаете уникальным ноу-хау. А реализовать эффективность, оперативность и высокое качество бизнес-процессов в большинстве современных компаний можно через автоматизацию.

При этом, история последних 20-30 лет наглядно доказала, что успешные компании должны в вопросах автоматизации смотреть вперед, отдавая предпочтение таким качествам решений как перспективность, гибкость, масштабируемость, стоимость поддержки и обслуживания, а не цена самого решения (внедрения решения). Мне кажется, что если делать взвешенный и правильный выбор, то двух мнений быть не может — ставку всегда надо ставить на прогресс.

Меня неоднократно привлекали как аудитора и консультанта разных ИТ проектов и всегда, когда заказчик принимал решение сделать все попроще, подешевле, только чтобы работало, уже через год он снова обращался ко мне с просьбой подготовки нового проекта уже современного решения.

Поэтому отказываться сейчас от решений автоматизации это все равно как покупать CD проигрыватель, чтобы слушать музыку. И диски еще есть в продаже, и качество хорошее, но всем ясно, что пройдет совсем немного времени и его придется выкинуть.

Другое дело, что бездумная автоматизация часто приводит к перерасходу средств. Тем более, что любой поставщик в 100% случаев хочет продать как можно более дорогое и современное решение в максимальной конфигурации. Поэтому при реализации проектов важно приглашать независимых экспертов, которые смогут определить необходимые затраты и правильно спланировать этапность внедрения (а следовательно — этапность расходов).

На что нужно обращать внимание при внедрении тех или иных систем:

• Будет ли эта система отвечать потребностям рынка и вашей компании через 3, 5, 7 лет (хотелось бы написать «10 лет», но это слишком много для прогноза)?
• Сколько стоит расширение системы?
• Сколько стоит поддержка работы автоматизированной системы?
• Насколько система готова к физической миграции и к смене технологий?
• Какие есть риски у системы автоматизации?

На последнем пункте стоит остановиться подробнее.

Когда компании нужна та или иная разработка, всегда стоит вопрос – делать самим или купить готовую? Обычно в качестве критериев выбора используются цена и срок готовности. Чуть реже также используется критерий качества поддержки.

Но именно в качестве поддержи и таиться главная проблема. Почти наверняка штатные специалисты будут утверждать, что качество поддержки самостоятельно разработанного продукта намного выше. Аргументами будет и то, что он отлично знаком самим разработчикам и то, что специалисты всегда под рукой. С одной стороны, с этим сложно поспорить. Но тут нельзя забывать про сопутствующие риски.

Используя собственную разработку, компания становится зависима от определенных сотрудников на этапе поддержки. Эти HR риски можно разделить на следующие группы:

• Риски снижения лояльности, которые могут привести к ухудшению качества поддержки
• Увольнение сотрудников, что приводит к возможному прекращению поддержки.
• Болезнь сотрудников, что затрудняет оперативную поддержку решений.
• Необходимость быстрого набора сотрудников в случае, например, перехода на круглосуточный режим работы.

Как правило, это достаточно серьезные риски. По этой причине я рекомендую отдавать предпочтение серьезным разработкам с хорошей поддержкой от компаний, существующих на рынке не первый год, даже если оценка стоимости внедрения стороннего решения кажется на первый взгляд более дрогой.

На сегодняшний день автоматизировать можно колоссальное число процессов, причем даже те, которые еще недавно мог выполнять только человек. Например, немногие знают, что современные телефонные роботы могут распознать суть вопроса человека и направить его в нужны отдел. То есть, когда вы звоните в компанию по телефону, первые несколько фраз вы вполне вероятно можете говорить не с человеком, а с роботом, который скажет в ответ на описание вашей проблемы. «Спасибо, я переведу вас на специалиста».

Чаще всего приходится автоматизировать системы документооборота и учета, системы управления освещением и отоплением предприятий, системы телефонной связи.

Глобально, технологии двигаются в сторону того, что практически все однотипные монотонные операции будут выполняться компьютерами и роботами. Так что процесс автоматизации бизнеса еще только начинается в глобальном масштабе.

Как вывод — это означает, что, если вы хотите улучшить свой бизнес — автоматизируйте его. Если не знаете как — обращайтесь к консультантам и специалистам. Не заниматься автоматизацией и улучшениями сегодня — это разрушать будущее компании.